En quoi l’intégration de l’IA sur la plateforme peut-elle améliorer les relations managériales en entreprise ?
Louise Newbury-Smith (LNS) – Je pense qu’elle améliore d’abord la manière de communiquer entre un manager et ses équipes. Lors de la planification d’une réunion, par exemple, l’intégration de l’IA sur notre plateforme permet d’envoyer automatiquement des invitations, de faire des suggestions pour l’ordre du jour, de repérer les angles morts. Puis, au moment de la réunion, de gérer l’aspect hybride avec les personnes en présentiel et à distance, de prendre des notes et ensuite de synthétiser les actions qui en découlent. Ces fonctionnalités permettent aux participants de se libérer de l’aspect « organisationnel » de la réunion, en se concentrant principalement sur l’aspect « collaboration ». L’un des autres grands progrès réalisés par Zoom est son outil de coaching. A l’issue d’une réunion, pour reprendre cet exemple, le manager peut consulter un compte-rendu qui analyse la répartition du temps de paroles de ses collaborateurs. Sur du moyen terme, il peut savoir qui est plus ou moins engagé. Cette fonctionnalité peut les aider à superviser leurs équipes, à voir les sujets qui les intéressent le plus, à les motiver, etc.
Les managers et leurs équipes devront-ils se former ?
LNS – Nous essayons de simplifier l’utilisation de notre plateforme (et de ses évolutions) plutôt que de tout compliquer. Nous utilisons des termes et des acronymes qui ne sont pas forcément compréhensibles par tout le monde, c’est donc à nous de mettre en place l’usage le plus simple possible pour un maximum de bénéfices et ainsi encourager l’adoption de l’outil par le plus grand nombre. Nous allons d’ailleurs organiser un événement ce mois-ci pour démystifier l’usage de l’IA auprès des femmes. Il y a actuellement un fossé avec les hommes. Nous comptons leur expliquer tous les termes que nous utilisons afin qu’ils leur semblent moins complexes et leur permettre de s’entraîner concrètement. Car, dans la manière dont on formule une question, par exemple, on obtient des réponses vraiment différentes. Il faut qu’elles aient l’outil entre les mains pour essayer, se tromper, recommencer, et prendre confiance.
L’approche holistique de Zoom est-elle aussi une réponse à la surcharge numérique qui pèse sur les collaborateurs ?
Steve Rafferty (SR) – Oui, très certainement ! Nous avons écrit un article il y a quelque temps autour de la surcharge d’applications dans le quotidien professionnel. Lorsque vous devez démarrer le travail le matin, que vous soyez au bureau ou à la maison, vous devez vous reconnecter à de nombreux sites et applications, vous souvenir des mots de passe, des spécificités de chacun, etc. Tout cela juste pour commencer à faire votre travail ! Cela peut être long et anxiogène pour certains. Nous essayons de construire notre plateforme comme un endroit unique où vous pouvez effectuer l’intégralité de vos missions. Comme un seul point d’entrée où vous pouvez obtenir tout ce dont vous avez besoin au quotidien, sinon, vous basculez constamment d’une application à l’autre. C’est tellement difficile.
LNS – La surcharge numérique, c’est trop… Vraiment trop ! Notre stratégie est de tout centraliser sur une seule plateforme : discuter avec ses collègues, organiser son calendrier et des réunions avec les équipes, accéder à du coaching, traiter ses mails, etc. Il n’est alors plus nécessaire d’entrer et de sortir de plusieurs applications un nombre incalculable de fois dans la journée. L’intégration de l’IA nous permet aussi d’examiner l’ensemble de ces données récoltées sur une même plateforme. Elles nous permettent de comprendre comment les managers et leurs équipes peuvent travailler plus facilement et efficacement.
Par ailleurs, êtes-vous inquiets d’observer les entreprises américaines faire marche arrière concernant le télétravail ?
SR – Je pense que c’est une tendance principalement américaine pour le moment. Comme tout le monde est passé du simple travail au bureau à un confinement brutal chez soi pendant près de deux ans entre 2020 et 2022, puis à une sortie de crise, il faudra encore deux ou trois ans avant que la situation ne se stabilise. D’ici là, je ne pense pas qu’il y ait de bonne ou de mauvaise réponse à apporter à ce sujet. En ce qui nous concerne, nous essayons de rendre l’expérience en présentiel et à distance identique. Nous encourageons nos équipes à venir au bureau, sans pour autant les forcer. Nous en faisons un véritable espace de collaboration avec des moments de partage autour d’une tasse de café. Nous apprenons à nous connaître les uns les autres ainsi qu’à tisser des liens plus étroits. Je pense qu’il faut traiter tout le monde comme des adultes. C’est la première des choses à faire ! Si vous ne faites pas confiance à vos employés, vous risquez d’avoir des problèmes plus graves que de leur demander de venir au bureau.
LNS – Je pense qu’il est difficile de s’exprimer pour d’autres organisations. Chacune a sa propre culture d’entreprise. En ce qui nous concerne, chez Zoom, nous essayons de fournir l’environnement le plus favorable possible afin que les collaborateurs puissent trouver un équilibre entre être productifs au bureau et être productifs à la maison. Tout ce que nous voulons quand les collaborateurs travaillent, c’est l’égalité. Qu’ils soient sur site ou chez eux, la plateforme offre la même expérience. Ils peuvent se sentir connectés partout. Notre rôle est de leur donner envie de venir, de travailler ensemble, mais aussi d’être respectueux à l’égard de leurs collègues qui veulent travailler au calme à la maison. C’est important car, aujourd’hui, nous sommes davantage dans une logique d’objectifs que de présence intégrale sur site.
Alors justement, comment le manager peut-il motiver ses équipes à venir au bureau ? A (re)créer du lien entre collègues ?
SR – Chez Zoom, nous leur proposons de superbes locaux : un bar, des déjeuners et des petits-déjeuners gratuits, des boissons gratuites, des échanges conviviaux, des rencontres avec nos partenaires et nos clients, des événements comme aujourd’hui. Nous nous efforçons de trouver les meilleures excuses pour qu’ils viennent. Au même titre que nous faisons du travail à domicile la meilleure expérience possible.
LNS – Je pense que tout changement s’accompagne d’explications. Nous devons faire en sorte que nos équipes comprennent : « Pourquoi est-ce important de nous retrouver au bureau ? Qu’est-ce que nous voulons accomplir ensemble ? Pour notre entreprise ? » Je pense que si vous dites aux salariés que vous essayez de construire une communauté avec des connexions humaines fortes au sein de l’entreprise, de développer un mécanisme de soutien qui permettra à chacun de travailler plus sereinement et efficacement, alors ils comprendront. Ensuite, il faut créer un environnement propice aux activités, aux relations et aux réunions en présentiel. Il faut veiller à investir du temps ensemble dans la vraie vie.
*Ces propos ont été intégralement traduits de la langue anglaise.
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