Congrès et séminaires : innover pour mieux rassembler

Début 2025, le 4 février, le Palais des Festivals et des Congrès de Cannes annonçait qu’il accepterait désormais le paiement en cryptomonnaie. Une initiative plutôt inattendue, et unique à ce jour, s’adressant aux organisateurs d’événements, entreprises exposantes et prestataires. Celle-ci découle de l’accueil à Cannes de la 8e édition de la Ethereum Community Conference (EthCC), organisée du 30 juin au 3 juillet au Palais des Festivals.

Le plus grand rassemblement européen consacré à la blockchain Ethereum – plus de 6 400 participants accrédités étaient attendus – a non seulement été l’occasion pour la ville de montrer qu’elle était prête pour cette évolution, mais aussi de proposer aux commerçants locaux qui le souhaitaient d’offrir eux-mêmes cette option de paiement. Quel que soit l’avenir des paiements en cryptomonnaie, dans les conférences comme ailleurs, l’initiative est à l’image du rapport qu’entretient le secteur des événements professionnels avec l’innovation. À défaut d’être à l’origine de bonds technologiques, il s’en inspire, s’en saisit et l’accompagne chaque fois que possible.

L’intelligence artificielle, innovation incontournable

L’innovation incontournable du moment, c’est bien sûr l’intelligence artificielle générative. L’usage d’outils l’exploitant s’est répandu à grande vitesse dans la communication événementielle, comme ailleurs. Dans l’étude réalisée par Coach Omnium et le Groupe 1001 Salles début 2025, auprès d’entreprises commanditaires d’événements MICE, l’IA est utilisée par 53 % des entreprises interrogées.

Au sein des agences de communication événementielle, elle semble même être devenue un levier de performance stratégique. Au mois d’avril, le groupe Hopscotch a ainsi annoncé avoir développé une plateforme IA interne, baptisée HopHopHop. Celle-ci permet d’accéder à cinq modèles d’IA bien connus – ChatGPT4o, Claude, Mistral, Dall-E 3 et FLUX – à travers une seule interface. À la création de texte, de code et d’images pourront s’ajouter d’autres possibilités comme la vidéo et les agents conversationnels, en fonction des besoins. Le groupe a érigé en démarche inclusive la mise à disposition de cette plateforme, à laquelle tous les collaborateurs ont accès.

De nouveaux outils

Même mobilisation sur le sujet au sein de l’agence OPA Group, qui organise plus d’une centaine d’événements d’entreprise par an, et a développé tout récemment deux outils d’IA. Le premier, Eventranscript, opérationnel depuis février, permet de traduire et de transcrire en direct des prises de parole et d’en proposer une synthèse, y compris multilingue. Parce qu’il permet de « vivre un événement de façon immersive, cet outil d’IA est une révolution pour nos clients », estime Olivier Lombard, co-président d’OPA Group. Le second outil, Jess Travel, est encore en cours d’entraînement. Il est censé optimiser la gestion logistique des événements à travers différents aspects comme les acheminements, l’attribution des chambres ou les flux de participants.

S’il est encore trop tôt pour évaluer globalement les effets de l’introduction de ces technologies, certains professionnels peuvent déjà témoigner de leur pertinence. C’est le cas de Colloquium, agence organisatrice de congrès travaillant essentiellement pour des sociétés savantes, qui a lancé un assistant virtuel à base d’IA, baptisé RodgR, il y a un an. Celui-ci est destiné à répondre aux questions des parties prenantes en amont d’un congrès, depuis les participants aux laboratoires, en passant par les auteurs souhaitant soumettre un contenu scientifique. Résultat ? « Le nombre de clients l’utilisant n’est pas élevé, en raison du coût de sa mise en place. Mais son déploiement reste en cours, nous avons d’excellents retours quant à la satisfaction des utilisateurs finaux et leur appropriation de la solution, et les clients sont ravis », analyse Marie-Laure Germain, directrice des contenus et du marketing de Colloquium.

Pour cette agence où l’innovation est « une valeur de l’entreprise », et qui conçoit régulièrement de nouvelles applications technologiques, ce premier outil d’IA n’est qu’un début et devrait donner lieu à de nouvelles fonctionnalités suivant les attentes des clients.

Vers une activité plus durable

Les entreprises disposant d’un service de recherche et de développement restent rares dans la communication événementielle, ce qui rend les soutiens à l’innovation d’autant plus importants. Or, le premier incubateur du secteur, créé en 2018, vient de prendre fin. Le French Event Booster, cofondé par Viparis avec six partenaires, aura permis à plus de 60 startups d’émerger ou de consolider leur activité. Une nouvelle initiative vient prendre le relais, à point nommé. En effet, l’Union européenne a lancé un dispositif de financement tout à fait inédit, BEFuture, dédié au secteur des événements professionnels. Son objectif ? Soutenir des projets économiques allant dans le sens d’une activité plus durable, grâce à un financement de 2,4 millions d’euros. Les 82 projets retenus – sur 202 candidats – ont été dévoilés en mai dernier lors du salon Imex à Francfort. La France compte 16 projets lauréats, qui balaient une grande variété de problématiques.

Place maintenant à la mise en œuvre de BEFuture, dont les lauréats ont six mois pour faire avancer concrètement leur projet. « Chacun a reçu un soutien pouvant atteindre 30 000 euros, ce qui est une belle enveloppe dans notre secteur », estime Héliéna Brégand, qui s’occupe du programme au sein de Linkeus, le bureau des congrès de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur. Partenaire en France de BEFuture, l’institution a fait émerger les candidatures sur le territoire national. « Le fait que des crédits européens bénéficient au secteur MICE est une première, et il faut espérer que le programme soit renouvelé. C’est essentiel pour notre secteur, d’autant plus que l’innovation se fait sur le temps long. » Rendez-vous est donné du 18 au 20 novembre, lors du salon EIBTM à Barcelone, pour la présentation par les lauréats de leurs avancées.