Entreprise teletravail9

Fiches pratiques et carnets de bord : Des outils pour mieux organiser le télétravail

, par Fabien Soyez

Alors que le télétravail est fortement recommandé, l’Anact publie plusieurs outils pour aider les entreprises à améliorer leurs pratiques en la matière. Deux fiches sont notamment destinées aux dirigeants et aux managers pour leur apporter des conseils adaptés afin de mieux organiser le travail à distance. Un “carnet de bord” d’auto-évaluation est aussi mis à disposition des salariés.

Même si le télétravail est généralisé depuis déjà 8 mois en raison de la pandémie de Covid-19, il n’est jamais trop tard pour bien faire. À la demande du ministère du Travail et de son secrétariat d’Etat en charge de la Santé au travail, l’Anact a publié, le 1er décembre, plusieurs outils pour aider les entreprises à améliorer leurs pratiques, dans une période de télétravail exceptionnel.

Deux fiches-conseil sont destinées aux des dirigeants et aux managers de TPE-PME. Un “carnet de bord” est proposé aux salariés, afin de leur permettre d’auto-évaluer leur activité, et de soumettre des ajustements potentiels à leur hiérarchie.

 

“Organiser le télétravail dans votre entreprise”

La première fiche, destinée aux dirigeants, délivre des conseils pour organiser le télétravail, de l’accès aux équipements adaptés au soutien du management.

Les chefs d’entreprise sont d’abord invités à poser un cadre. Notamment en sollicitant les RH, les managers et les représentants du personnel ; et en s’assurant que soient bien définies “les principales dimensions” du travail à distance (lieu d’exercice, horaires, équipements nécessaires).

Afin de “mettre à disposition des collaborateurs les équipements nécessaires, tout en facilitant leur usage”, les dirigeants se voient aussi proposés une série de conseils. D’abord, identifier les outils nécessaires au travail à distance et informer les salariés. Ensuite, en identifiant avec eux le matériel pouvant “être récupéré sur site”, ou être acheté pour eux (clés 4G, casques…). Enfin, en organisant des formations en ligne ou des temps dédiés au partage de pratiques.

La fiche-conseil délivre aussi une série de recommandations afin de mieux soutenir les managers, très sollicités en cette période. En pratique, les employeurs sont invités à “clarifier leurs missions prioritaires”, à identifier avec eux “les façons d’agir en cas de difficultés rencontrées par les collaborateurs”, et à leur proposer des “formations sur le management à distance”.

L’Anact conseille aussi de “renforcer la culture de dialogue aux différents niveaux de l’entreprise”. Pour cela, la fiche recommande de “maintenir le lien” avec les salariés via des “échanges réguliers”, ainsi que de “s’appuyer sur le dialogue social et de faciliter les liens entre représentants du personnel et collaborateurs pour faire remonter les difficultés et les propositions d’amélioration”.

 

LIRE AUSSIHoraires, droit à la déconnexion, management : ce que contient l’accord sur le télétravail

 

“Organiser le télétravail dans votre équipe”

La seconde fiche est destinée aux managers. Ils peuvent y trouver des conseils pour organiser leurs équipes, favoriser le travail en commun et accompagner chaque collaborateur individuellement.

Afin de leur permettre d’ajuster au mieux l’organisation de leurs équipes, la fiche-conseil recommande aux managers de “partager les règles du télétravail en équipe et de renforcer les échanges et les ajustements”.  “Clarifiez le cadre du télétravail : horaires, plages pendant lesquelles les salariés peuvent être contactés, droit à la déconnexion. Organisez des réunions d’équipe courtes et régulières en visioconférence durant lesquelles il est possible d’échanger sur les tâches à réaliser, ainsi que sur les propositions d’amélioration. Priorisez les activités en fonction des moyens. Soyez à l’écoute des éventuels sentiments d’inéquité voire des tensions”, conseille la fiche.

Afin de “favoriser le travail en commun” malgré la distance, les managers sont notamment invités à “maintenir des projets communs au sein des équipes”, et à “expérimenter les outils permettant de faciliter le télétravail collaboratif (calendriers partagés, messageries instantanées, etc.)”.

Enfin, la fiche aborde l’accompagnement individuel des collaborateurs. En pratique, l’Anact conseille aux managers de “mettre en place des temps d’échange réguliers avec chacun d’entre eux pour faire le point sur leurs objectifs, leur charge de travail, leurs éventuelles contraintes, leurs ressources, ainsi que les situations particulières (isolement, besoins de montée en compétences, situations individuelles difficiles). La fiche leur recommande aussi d’être “attentifs aux signaux de fatigue, d’isolement ou de tension”, et de “prendre le temps de reconnaitre le travail effectué par chacun”.

À noter que le document conseille aux managers d’être attentifs à leurs propres conditions de travail : “N’hésitez pas à partager vos difficultés de management à distance avec la direction, à demander des formations… Vous pouvez également contacter le médecin du travail en cas de difficultés.”

 

LIRE AUSSI100 % télétravail : “S’aérer autant que possible la tête permet de tenir le rythme”

 

Un “carnet de bord du télétravail” pour améliorer les pratiques

L’Anact propose aussi un “carnet de bord du télétravail”. Ce journal personnel permet au salarié de s’auto-évaluer, et peut servir de base de discussion avec ses managers. Il s’agit d’une grille, qui permet “à tout télétravailleur de décrire et de suivre au quotidien les conditions de réalisation de son activité à distance, et d’identifier des besoins d’ajustement.” L’encadrement peut ainsi, en parallèle, “proposer aux équipes d’utiliser le carnet de bord pour enrichir les échanges en réunion et faciliter l’expression de propositions d’amélioration”.

Lors de la consultation réalisée par le réseau Anact-Aract sur le télétravail pendant le premier confinement, la moitié des 9 000 répondants ont exprimé un sentiment de fatigue et d’inefficacité. Le besoin de renforcer les pratiques managériales en matière d’écoute des situations individuelles, d’appui à l’articulation des temps de vie, de partage du sens au travail et de régulation de la charge de travail à distance est apparu fortement. C’est pour y répondre que nous avons conçu ce carnet de bord”, précise l’Anact.

 

 

Fabien Soyez

Fabien Soyez
Journaliste Web et Community Manager


Sur le même thème