Pourquoi les réunions sont-elles devenues de vrais enjeux au sein des organisations ?
Louis Vareille (LV) – Tout d’abord, parce que nous passons beaucoup de temps en réunion. De nombreuses études démontrent qu’un manager passe en moyenne 10 heures par semaine en réunion. Soit 10 ans de sa vie. 25 % de son temps. C’est gigantesque ! Une fois sur deux, le manager se dit qu’il aurait pu mieux utiliser son temps. Au moment où les modalités d’interaction au travail évoluent (réunion hybride, à distance, etc), le sujet devient encore plus compliqué. Nous n’avons pas vraiment adapté les réunions à ces nouvelles conditions (…). Pourtant, les réunions pourraient permettre de lutter contre le désengagement, très important en France. C’est en réunion qu’un manager établit une relation avec ses équipes, qu’il les met en mouvement. Le management, c’est en réunion que ça se passe ! Les organisations qui mettent de l’énergie à transformer leurs réunions, et qui la considèrent comme la courroie de transmission de la stratégie ainsi que le creuset de la culture, ont tout à gagner.
Qu’est-ce qui nous empêche de réduire le nombre de réunions ?
LV – Aux Etats-Unis,1300 dirigeants ont été interrogés dans une étude. Une majorité a répondu que leurs réunions étaient « productives » voire « très productives » à hauteur de 79 %, contre 56 % pour les réunions organisées par les autres. C’est un biais de perception ! Le dirigeant surévalue la qualité de ses réunions. Ce qui ne l’amène pas à remettre en question cette pratique. En fin de réunion, il faudrait demander aux collaborateurs ce qu’ils en ont pensé. La vérité va émerger et le dirigeant se rendra compte qu’il y a une marge de progrès sur le sujet.
Comment les rendre plus courtes et plus qualitatives ?
LV – Il y a souvent une vraie confusion entre le sujet et l’objectif de la réunion. L’ordre du jour se résume souvent à « point RH ». Mais qu’est-ce que cela signifie exactement ? De quoi va-t-on parler et pourquoi ? L’organisateur de la réunion peut formuler l’objet de sa réunion sous forme de question : « De combien peut-on augmenter la masse salariale affectée à la formation en 2026 ? » Nous passons de quelque chose de flou à quelque chose de précis. Ensuite, il est important de déterminer les participants. Et enfin, il s’agit de réfléchir à la durée nécessaire pour atteindre le résultat recherché. La réunion doit faire moins d’une heure pour la simple et bonne raison que si elle dure pile une heure, les collaborateurs seront en retard à la réunion suivante. Chacun a ensuite la responsabilité de clarifier les choses auprès de son manager en lui demandant : qu’est-ce que tu attends de moi ? Potentiellement avant, pendant et après la réunion ? Une fois que tout le monde a répondu à toutes ces questions, beaucoup de réunions s’évaporent !
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