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Coronavirus : Le guide pratique du télétravail

, par Fabien Soyez

En cette période où le travail à distance est plus que jamais mis en avant, voici un guide pratique pour tous ceux qui peinent à conjuguer vie personnelle et vie professionnelle.

L’épidémie de coronavirus bouscule nos habitudes. Pour 30 à 40 % des salariés, le télétravail est à l’ordre du jour. Mais il peut être difficile de s’adapter à cette façon particulière de travailler, lorsque l’on est néophyte, ou que l’on doit télétravailler avec des enfants, ou un matériel de qualité moyenne, dans un contexte où il s’agit d’un télétravail imposé, à temps plein, sans possibilités de retourner au bureau.

Comme le rappelle l’Inrs (Institut national de recherche et de sécurité), le télétravail dans ces conditions exceptionnelles “peut être source de risques et générer des atteintes à la santé et à la sécurité des salariés”. Les risques sont, selon l’organisme de recherche : l’isolement, “l’hyper-connexion” au travail, les difficultés à gérer son autonomie, ainsi que pour trouver l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

C’est face à tous ces risques que nous vous livrons un petit guide.

 

Un espace dédié et bien aménagé

Avant toute chose, il est indispensable de s’aménager un coin consacré au travail, et à rien d’autre. Un endroit que vous pourrez oublier une fois votre travail terminé, et qui vous permettra de ne pas être dérangé.

“Autant que possible, il faut s’aménager un espace dédié exclusivement au travail, même s’il est petit et peu confortable : le principal est de séparer symboliquement sa vie personnelle et son activité professionnelle. En plus de vous assurer un minimum de calme. Car sans espace dédié, il est facile de se sentir constamment au travail, et donc de stresser continuellement”, nous explique Guillaume Champeau, directeur éthique et affaires juridiques de Qwant, qui pratique le télétravail “intensivement” depuis une dizaine d’années.

Côté ergonomie, veillez à adapter votre poste de travail afin de prévenir notamment tout TMS (trouble musculo-squelettique). L’Inrs recommande d’abord d’aménager votre surface de travail en plaçant devant vous ce que vous regardez et utilisez le plus souvent, à portée de main, tout en gardant votre bureau ordonné, dégagé, avec un espace libre pour vos jambes.

Ajustez aussi votre fauteuil afin d’être assis confortablement, ainsi que votre clavier et votre écran : la hauteur du dossier doit permettre au support lombaire d’épouser le creux de votre dos, et vos bras doivent former un angle de 90 °, afin que vos épaules soient relâchées. L’écran doit être placé à une distance de lecture confortable, approximativement à une longueur de bras, avec le haut de l’écran à la hauteur de vos yeux. Enfin, l’Inrs conseille de bouger au maximum, en prenant des pauses, et en se levant fréquemment pour marcher et s’étirer.

Kandu, spécialiste de l’amélioration des espaces de travail, conseille aussi d’optimiser vos conditions de travail au niveau acoustique, thermique mais aussi en matière de qualité de l’air et de luminosité. Attention ainsi à bien aérer votre espace dédié, au moins 10 minutes par jour, à choisir un emplacement suffisamment lumineux (près d’une fenêtre, si possible), et à régler la température de votre chauffage entre 20 °C et 24 °C.

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Horaires et enfants

Si vous travaillez avec des enfants autour de vous, ne cherchez pas à vouloir absolument contrôler la situation par soucis de performance. Car comme nous l’explique Nolwenn Anier, docteure en psychologie et consultante bien-être et diversité, “il faut garder en tête qu’il ne s’agit pas d’un télétravail classique”.

Installez une nouvelle routine, sans horaires rigides, en adoptant notamment un rythme par tranches d’une ou deux heures, selon l’âge des enfants. Ces blocs étant consacrés successivement à votre famille et au travail.

“Il faut essayer d’avoir des horaires décalés : par exemple, commencer très tôt le matin et terminer tard le soir, afin de pouvoir s’occuper de ses enfants en bas âge quelques heures l’après-midi”, explique Guillaume Champeau. “Essayez autant que possible de travailler pendant les moments où ils dorment, déjeunent ou jouent en silence. Réservez des plages horaires pour votre travail, mais aussi pour votre famille”, recommande de son côté Élie Sic-sic,  fondateur de Tell Me The Truffe, une agence conseil en communication, et expert de l’inclusion dans l’entreprise.

Les circonstances étant exceptionnelles, n’hésitez pas à vous concerter avec votre entreprise pour revoir vos horaires “officiels”. Mais respectez les horaires que vous vous serez fixés, afin d’éviter le surmenage. Car le télétravail peut facilement vous rendre addict au travail, au détriment du reste.

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Objectifs et travail par résultats

Que vous soyez manager ou non, dressez individuellement, puis par équipe, une liste de priorités quotidiennes et hebdomadaires. Puis concentrez vos journées sur les résultats (livrables), plutôt que sur les heures travaillées. Avec l’idée que seul le rendu compte.

Dans cette optique, l’Inrs recommande “d’anticiper et de planifier, quand c’est possible, la charge de travail pour organiser les tâches selon les priorités et le temps nécessaire”. Pour mieux se concentrer, l’institut de recherches conseille également de renseigner ses collaborateurs “sur son statut (occupé pour une tâche qui nécessite de la concentration, absent en cas de pause, disponible si on peut être contacté)”.

Afin de bien s’organiser et d’éviter la dispersion, il peut être utile de dresser une véritable “to-do list” chaque soir, en listant les tâches à accomplir, dans tous les domaines, puis en les priorisant. Créez ensuite un emploi du temps détaillé, où vous aurez pris soin d’organiser à la fois vos activités professionnelles et personnelles, si vous travaillez avec votre famille près de vous.

Dans tous les cas, fixez-vous des objectifs réalistes, en vous limitant à 5 ou 6 tâches à accomplir par jour : il s’agit du seul moyen pour ne pas se surcharger d’activités qui ne seront jamais réalisées, et de terminer la journée avec le sentiment serein du devoir accompli. Selon l’Inrs, “des points réguliers avec le manager sont par ailleurs indispensables pour aider à la gestion des priorités du travail”.

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Prendre des pauses et débrancher le soir

Afin d’éviter le surmenage et rester efficace, pensez à aérer votre esprit.

“Faites des pauses. C’est permis. En travaillant à la maison, on gagne le temps qu’on aurait pris pour aller au boulot. Ce temps de trajet, c’était cependant aussi du temps pour vous, pour lire dans le l’autobus ou pour écouter la radio dans le trafic”, conseille Pascal Henrard, scénariste et blogueur québécois sur LinkedIn.

Selon l’Inrs, “s’accorder des pauses régulières permet de créer des phases de repos visuel, et également d’éviter de maintenir une posture assise trop longtemps”.

Après votre journée de télétravail, un seul mot d’ordre : débranchez. Afin d’éviter l’hyper-connexion qui vous empêcherait de dissocier vie professionnelle et vie personnelle, tâche compliquée par le fait de tout faire à la maison, laissez vos outils de travail derrière vous et déconnectez-vous. Jouez avec vos enfants, passez du temps en famille, sortez vous promener, regardez un film, bref, soufflez. Quitte à couper votre smartphone pour la soirée.
 

Combattez l’isolement et gardez le moral

Afin de rompre l’isolement social et de garder le moral, utilisez tous les outils numériques à votre disposition pour rester en contact avec vos collègues : e-mails, tchats, documents partagés, visioconférence, outils de travail collaboratif, agenda partagé. Selon l’Inrs, “la fourniture, par l’employeur, d’un support pour l’aide à l’utilisation des outils d’information et de communication qu’il fournit est souhaitable”. Pensez aussi à organiser des points réguliers avec votre manager, et à inciter votre équipe à mener des réunions téléphoniques ou en visioconférence.

“Ce n’est pas donné à tout le monde de se motiver à travailler seul entre les quatre murs de sa maison. Voyez le bon côté des choses. Vous n’attendrez pas au micro-ondes pour réchauffer votre lunch, vous économisez sur le transport, vous n’aurez plus à supporter les blagues de votre collègue insupportable”, plaisante Pascal Henrard. Dans tous les cas, tâchez de déculpabiliser et de faire du mieux que vous le pouvez.

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Attention à votre connexion et à votre cybersécurité

Le fait de télétravailler constamment, parfois sans filets, accroît les risques en matière de cybersécurité. “Les règles de base à respecter sont les suivantes : ne pas ouvrir des e-mails d’expéditeurs que vous ne connaissez pas et ne pas cliquer sur des liens suspects”, nous explique Guillaume Reffet, sales engineer chez Citrix, éditeur de logiciels permettant notamment l’accès à distance. Selon l’éditeur de solutions de sécurité Kaspersky, prenez aussi soin de protéger votre ordinateur (personnel ou professionnel) avec un logiciel de sécurité adapté, et assurez-vous que ce programme est à jour, tout comme votre système d’exploitation et votre navigateur internet.

Si votre connexion internet est lente, vous pouvez en outre adopter quelques bonnes pratiques. Utilisez en priorité votre Wi-Fi personnel, via votre box fixe, ou une connexion filaire, via un câble Ethernet (ou un adaptateur pour les Mac) directement relié à votre box ou à votre modem. Si vous optez pour le Wi-Fi, essayez de limiter le nombre d’équipements connectés au réseau, en réservant par exemple l’usage d’internet au télétravail et à l’apprentissage (si vous enfants étudient à la maison).

Certaines box permettent de contrôler l’accès à Internet, en le limitant ou en le bloquant lors de certaines plages horaires, et en réduisant le débit attribué à certains appareils. L’idée étant de mieux répartir votre bande passante, en attribuant par exemple à tel ou tel smartphone un nombre défini de données ou de mégabits par seconde consommables par jour. Des logiciels comme NetLimiter permettent également de paramétrer les débits de connexion des terminaux connectés au réseau.

LIRE AUSSI : Coronavirus et télétravail : attention à votre cybersécurité !

 

Managers : accompagnez vos équipes

Les managers ont un rôle primordial en cette période complexe. Ainsi, l’Inrs recommande-t-elle aux encadrants de proximité de “s’assurer d’un contact régulier avec chaque télétravailleur ; de respecter de façon accrue le droit à la déconnexion ; d’adapter les objectifs et le suivi de l’activité des télétravailleurs à leurs conditions de travail particulières ; de définir les moyens de rencontre virtuelle du collectif ; et d’établir des ’rites’ afin d’alimenter la culture d’entreprise”.

Attention toutefois à ne pas trop “talonner” les salariés, qui pourraient facilement se sentir épiés et surveillés. Lâchez du lest, tout en apportant un vrai accompagnement dans ces moments difficiles.

LIRE AUSSI : Manager le télétravail : vers la fin du contrôle ?

 

Fabien Soyez

Fabien Soyez
Journaliste Web et Community Manager


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Vos réactions (1)

  1. Karim Lakjaâ, le

    Pour les cadres territoriaux, un guide du numérique

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    Son objectif est d’établir, en 8 pages, un cadre revendicatif pour faire respecter le travail et la santé des cadres territoriaux de la Fonction Publique et améliorer leur équilibre vie professionnelle et vie privée à l’ère du travail numérique, et pour un numérique autrement.

    Plus que jamais, avec les conséquences de l’épidémie de Covid 19, la conception du New public management de l’utilisation des outils numériques a aussi pour conséquence d’isoler le cadre territorial dans sa relation au travail tandis que l’aide à la décision et la mise en œuvre de politiques publiques nécessitent au contraire de confronter les expériences, les savoirs et les analyses.

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    https://syndicoop.fr/ufictsp/ufict-cgt-des-services-publics-et-ugict-cgt-des-outils-pour-encadrer-le-numerique/

    Le livret est disponible sur le site fédéral [https://www.cgtservicespublics.fr/]et sur le site de l’UFICT-CGT-SP [www.cadresterritoriauxcgt.fr].
    En lien avec l’UGICT

    Cet outil s’inscrit dans la démarche plus globale sur le numérique de l’UGICT-CGT qui regroupe 80 000 cadres au niveau interprofessionnelle. Ainsi l’UGICT a-t-elle éditée plusieurs guides sur le numériques disponibles sur son site [http://www.ugict.cgt.fr/publications/guides]. Il s’agit du guide « Utiliser le numérique pour changer le travail : le guide QVT », du guide « Guide du Droit à la Déconnexion », du guide « pour négocier le télétravail » et enfin guide « Quel management à l’ère du numérique ? ».

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