Entreprise boite-mail

Comment s’en sortir avec sa boîte mail ?

, par Fabien Soyez

Comment éviter de crouler sous les e-mails, afin d’être moins stressé et de travailler plus efficacement ? Laurent Gessay, formateur et coach au sein du cabinet Fonction2 – Institut Français du Management, auteur de « S’en sortir enfin avec sa boite mail « , nous donne ses conseils et son éclairage.

 

Être noyés sous un flot incessant d’e-mails : serait-ce le nouveau mal du XXIe siècle ?

Gérer sa boîte mail représente une réelle problématique pour les salariés, et en particulier les managers. Les très nombreux e-mails avec lesquels il faut jongler chaque jour sont l’illustration de la cacophonie du monde du travail d’aujourd’hui : un flot continu et volumineux d’informations en constante augmentation, des interruptions permanentes et des actions multiples et diverses à réaliser, au sein d’une société hyperconnectée.

Ces informations que nous recevons, et qui sont de plus en plus nombreuses, sont parfois utiles, et inutiles. Il y a un usage disproportionné dans les entreprises des courriels, notamment entre des collaborateurs qui se trouvent à quelques mètres les uns des autres. En outre, l’information n’arrive pas toujours au moment où l’on en a besoin. Résultat, un cadre passe 20 % de son temps de travaille à rechercher des dossiers ou des documents importants qu’il a reçus dans ses e-mails.

Ce qui caractérise aussi la boite mail, ce sont les interruptions permanentes et la pollution attentionnelle. Les travailleurs reçoivent un e-mail, stoppent leur travail en cours, lisent le message, essaient de reprendre leur tâche interrompue… Cela amène chaque personne a tenter de faire plusieurs choses en même temps, alors que nous en sommes parfaitement incapables – les e-mails en continu génèrent une pollution attentionnelle qui nous décentre en permanence de la tâche sur laquelle nous devrions normalement avancer. Ce qui nous fait perdre du temps, de l’efficacité et de la productivité… en plus, surtout, de générer chez nous du stress et de la surcharge mentale. Certaines personnes peuvent se retrouver en situation de souffrance (jusqu’au burn out), des managers à leurs collaborateurs.

 

C’est pourquoi selon vous, il est nécessaire de consacrer du temps à trier tous ses e-mails…

Classer les informations chaque jour permettrait de gagner 10 à 15 % du temps passé habituellement à les rechercher a posteriori. Submergés par un flot d’informations que vous laissez s’accumuler, vous pouvez bien logiquement zapper quelques e-emails importants – d’où, là aussi, l’importance de bien s’organiser pour ne plus rien oublier.

Avant, il n’y avait pas beaucoup de solutions : soit on classait les informations dans des dossiers (papiers), soit des assistants nous aidaient à gérer notre agenda… Aujourd’hui, les nouvelles technologies nous permettent de nous organiser seuls, d’une façon bien plus efficace.

L’idée est de s’organiser pour pouvoir tout voir, et tout de suite faire le tri entre les e-mails utiles et inutiles. Plutôt que de se rendre sur sa boîte mail toutes les 10 minutes pendant toute la journée pour traiter ses messages de manière réactive, mieux vaut prévoir chaque jour un temps proactif qui y sera dédié.

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En quoi consiste, concrètement, votre méthode ?

Elle se décline en plusieurs bonnes pratiques, qui visent à traiter d’abord les informations importantes, à limiter les interruptions, à tout classer selon ses objectifs d’action… et à vider son cerveau. L’idée, c’est de ne jamais laisser sa boite mail pleine de messages. Au dessus de 500 e-mails non lus par jour, c’est qu’il y a un problème d’organisation général.

La première bonne pratique consiste à lutter les interruptions en se fixant comme objectif de ne lire vos emails que 2 à 3 fois par jour, maximum – quitte à prévenir ses interlocuteurs que vous ne lirez leurs messages que le soir. Un traitement ritualisé de vos e-mails vous permet de passer d’une multitude d’interruptions chaque jour à quelques une chaque semaine. Pour traiter un flux de 50 e-mails, vous pouvez y passer deux fois 10 minutes, par jour. Au terme de ces rituels, votre boîte doit être vide. Si cela vous demande d’y consacrer davantage de temps, vous pouvez aussi vous programmer 1 heure, durant laquelle vous ne ferez que classer ou supprimer vos messages.

L’idée est ensuite de se focaliser sur l’essentiel et d’organiser ses informations selon ses objectifs – en identifiant les actions importantes à réaliser et en planifiant sa charge de travail dans son agenda électronique. Cela vous permettra de transformer les informations de votre boîte mail en actions, dans ce même agenda. Chaque message reçu dont vous pensez avoir besoin pour telle réunion doit ainsi rejoindre directement « l’espace action » de cette réunion – ce qui vous évite de perdre du temps à la retrouver dans vos e-mails, ou de l’oublier.

À vous, donc, de ne plus faire de la boite mail l’outil central de son activité, en privilégiant un autre outil électronique : le calendrier, dans lequel chaque nouveau « rendez-vous » contiendra des pièces jointes,  des liens ou des extraits de vos e-mails (que vous aurez ensuite supprimés). Grâce à cette pratique vertueuse, vous vous dégagez ainsi du stress de recherche de l’information et de la peur de mal faire. Cette méthode implique d’être discipliné, en passant un certain temps à traiter immédiatement chaque e-mail.

 

En quoi est-ce utile pour une meilleure qualité de vie au travail ?

Il faut en fait accepter de « perdre » (en apparence) du temps pour en gagner : en planifiant votre charge de travail, en vidant votre boîte de réception et en notant systématiquement tout dans votre agenda, vous permettez à votre esprit de rester concentré sur l’accomplissement des actions en cours, libéré de tout autre tracas.

Une organisation optimisée ne permet pas de réduire une surcharge de travail, mais de la visualiser, pour éviter le burn out. La QVT ne dépend pas que de votre manager : chacun en est l’acteur principal, et une meilleure organisation personnelle peut changer beaucoup de choses. Voilà pourquoi de telles méthodes devraient de manière globale être diffusées auprès des salariés lors de formations.

 

Et si l’idée, c’était finalement de réduire notre utilisation des e-mails ?

Pour être efficace, il faut apprendre à se déconnecter, et utiliser l’e-mail comme un outil asynchrone. Mais il faut se méfier de fausses bonnes idées telles que les journées sans e-mail, ou que ces « listes d’attente » qui permettent de ne recevoir de messages qu’à une heure précise. Il reste important de pouvoir y accéder à tout moment. En outre, que se passe-t-il quand vous ne consultez pas vos messages, volontairement ? Le lendemain, il y en a deux fois plus. Mieux vaut adopter à la place de bonnes pratiques.

 
 

Fabien Soyez

Fabien Soyez
Journaliste Web et Community Manager


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Vos réactions (1)

  1. GUIGNABODET Jean-Christophe, le

    Bonjour,
    Article intéressant à la base, je partage à 100% la problématique d’interruption et la nécessité d!y dédier des plages dans la journée.
    MAIS je trouve les données et conseils indiqués incohérents, pas utiles voire dangereux :

    > En AUCUN cas on ne passe 20% de son temps, soit 2h/jour à CHERCHER des dossiers ou fichiers. C’est faux.

    Il faut classer les mails ? INUTILE, il faut simplement les archiver : les moteurs de recherche (par mot clé, expéditeur, date, fichier joint …) permettent d’éviter de passer son temps à classer des e-mails. Laissons la machine rechercher à notre place.
    D’ailleurs vous encouragez à supprimer les mails. SURTOUT PAS, c’est la meilleure façon de douter le jour où on ne retrouve pas une information. Au lieu de réfléchir à un mot clé plus pertinent, on va se dire « Pfff j’ai du le supprimer » … anxiogène et pas pro vis-à-vis des autres.

    > Vous dites « au dessus de 500 mails par jour, il y a un problème d’organisation ». 500 !?!?!? Avez-vous mesuré le temps qu’il faut pour lire simplement l’objet de 500 mails et faire 1 clic ? Rien que ça, ça prend au moins 1 heure !!
    Et répondre à un mail peut prendre entre 2 et 60 minutes en fonction de ce qu’il faut y mettre …

    > Vous dites « 50 e-mails, vous pouvez y passer deux fois 10 minutes, par jour ». Ah, 24 secondes par e-mail ? Dans ce cas il faut avoir le courage de dire qu’on ne lira pas les ⅔ des messages, qu’on va archiver ceux-ci sans les lire, ce qui peut être perçu par les collaborateurs comme extrêmement anxiogène, sauf si c’est une culture d’entreprise qui vient du HAUT. Par exemple : ne pas lire les e-mails dont on est en « copie », mais seulement ceux dont on est destinataire.

    >Vous parler de planifier les actions liées aux mails reçus. Oui, mais ce n’est qu’un diagramme « Urgent – Important », à appliquer systématiquement.

    >D’accord sur le fait que nous sommes acteurs de notre QVT, mais SORRY la culture d’entreprise et l’exemple donné par les N+x impacte directement la façon de travailler de chaque collaborateur.

    Ma conclusion :
    Les VRAIES solutions consistent à :

    1) Couper la source : Envoyer moins de mails à moins de personnes (en interne bien sûr mais aussi en externe), de réfléchir au besoin qu’on a de l’envoyer.
    Garder à l’esprit que l’écrit n’est pas un mode de COMMUNICATION, mais un mode de TRANSMISSION D’INFORMATION INULATERAL. Pas d’échange, pas de perception du langage non verbal, pas de maîtrise de l’état d’esprit du lecteur au moment où il le lit …
    Par exemple, selon l’objectif de chaque envoi :
    -Partager un plan d’action = OUI.
    -Demander une information = NON, appel téléphonique bien plus efficient, car la réponse fera rebondir sur une autre question, et en quelques minutes d’échanges (= le temps d’écrire la 1er mail), on a tout ce qu’il faut !
    -Protéger ses fesses = NON …
    C’est LÀ qu’il y a besoin de former les membre d’une organisation, en démarrant par la tête.

    2) Couper la réception :
    Dans certaines entreprises, les mails (au moins internes) où vous êtes en copie n’apparaissent même pas dans votre boîte de réception.
    ÇA c’est du courage managerial. Le reste, ce sont des pansements transformant les travailleurs en esclaves de l’inorganisation des autres.

    3) Enfin, être très sélectif dans le traitement des mails :
    -Ne lire que ceux où on est directement concernés, archiver les autres sans jamais rien supprimer.
    -Savoir prioriser les sollicitations « urgent / important »
    -Choisir systématiquement à la bonne façon d’apporter sa valeur ajoutée : par écrit, par téléphone, par oral en réunion quotidienne ?

    4) Adapter la forme et le ton à l’interlocuteur et au contexte :
    -Sauf position commerciale ou hiérarchique sensible, limiter les phrases, longues à écrire et à lire. Le mode « télégramme », précis et concis est bien plus efficient.
    -On oubliera pas, par écrit comme par oral, les formules de politesses, les smiley, les signes de bienveillance … qui indiquent l’état d’esprit dans lequel vous êtes en passant l’information, et qui permettent de modeler « à l’aveugle » l’état d’esprit du « receveur ». En effet, trop d’écrits maladroits sont mal interprétés et génèrent des réaction épidermiques injustifiées, énergivores et contre productives.

    Cordialement, JCG
    Formateur coach indépendant

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