Entreprise boite-mail

Comment s’en sortir avec sa boîte mail ?

, par Fabien Soyez

Comment éviter de crouler sous les e-mails, afin d’être moins stressé et de travailler plus efficacement ? Laurent Gessay, formateur et coach au sein du cabinet Fonction2 – Institut Français du Management, auteur de « S’en sortir enfin avec sa boite mail « , nous donne ses conseils et son éclairage.

 

Être noyés sous un flot incessant d’e-mails : serait-ce le nouveau mal du XXIe siècle ?

Gérer sa boîte mail représente une réelle problématique pour les salariés, et en particulier les managers. Les très nombreux e-mails avec lesquels il faut jongler chaque jour sont l’illustration de la cacophonie du monde du travail d’aujourd’hui : un flot continu et volumineux d’informations en constante augmentation, des interruptions permanentes et des actions multiples et diverses à réaliser, au sein d’une société hyperconnectée.

Ces informations que nous recevons, et qui sont de plus en plus nombreuses, sont parfois utiles, et inutiles. Il y a un usage disproportionné dans les entreprises des courriels, notamment entre des collaborateurs qui se trouvent à quelques mètres les uns des autres. En outre, l’information n’arrive pas toujours au moment où l’on en a besoin. Résultat, un cadre passe 20 % de son temps de travaille à rechercher des dossiers ou des documents importants qu’il a reçus dans ses e-mails.

Ce qui caractérise aussi la boite mail, ce sont les interruptions permanentes et la pollution attentionnelle. Les travailleurs reçoivent un e-mail, stoppent leur travail en cours, lisent le message, essaient de reprendre leur tâche interrompue… Cela amène chaque personne a tenter de faire plusieurs choses en même temps, alors que nous en sommes parfaitement incapables – les e-mails en continu génèrent une pollution attentionnelle qui nous décentre en permanence de la tâche sur laquelle nous devrions normalement avancer. Ce qui nous fait perdre du temps, de l’efficacité et de la productivité… en plus, surtout, de générer chez nous du stress et de la surcharge mentale. Certaines personnes peuvent se retrouver en situation de souffrance (jusqu’au burn out), des managers à leurs collaborateurs.

 

C’est pourquoi selon vous, il est nécessaire de consacrer du temps à trier tous ses e-mails…

Classer les informations chaque jour permettrait de gagner 10 à 15 % du temps passé habituellement à les rechercher a posteriori. Submergés par un flot d’informations que vous laissez s’accumuler, vous pouvez bien logiquement zapper quelques e-emails importants – d’où, là aussi, l’importance de bien s’organiser pour ne plus rien oublier.

Avant, il n’y avait pas beaucoup de solutions : soit on classait les informations dans des dossiers (papiers), soit des assistants nous aidaient à gérer notre agenda… Aujourd’hui, les nouvelles technologies nous permettent de nous organiser seuls, d’une façon bien plus efficace.

L’idée est de s’organiser pour pouvoir tout voir, et tout de suite faire le tri entre les e-mails utiles et inutiles. Plutôt que de se rendre sur sa boîte mail toutes les 10 minutes pendant toute la journée pour traiter ses messages de manière réactive, mieux vaut prévoir chaque jour un temps proactif qui y sera dédié.

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En quoi consiste, concrètement, votre méthode ?

Elle se décline en plusieurs bonnes pratiques, qui visent à traiter d’abord les informations importantes, à limiter les interruptions, à tout classer selon ses objectifs d’action… et à vider son cerveau. L’idée, c’est de ne jamais laisser sa boite mail pleine de messages. Au dessus de 500 e-mails non lus par jour, c’est qu’il y a un problème d’organisation général.

La première bonne pratique consiste à lutter les interruptions en se fixant comme objectif de ne lire vos emails que 2 à 3 fois par jour, maximum – quitte à prévenir ses interlocuteurs que vous ne lirez leurs messages que le soir. Un traitement ritualisé de vos e-mails vous permet de passer d’une multitude d’interruptions chaque jour à quelques une chaque semaine. Pour traiter un flux de 50 e-mails, vous pouvez y passer deux fois 10 minutes, par jour. Au terme de ces rituels, votre boîte doit être vide. Si cela vous demande d’y consacrer davantage de temps, vous pouvez aussi vous programmer 1 heure, durant laquelle vous ne ferez que classer ou supprimer vos messages.

L’idée est ensuite de se focaliser sur l’essentiel et d’organiser ses informations selon ses objectifs – en identifiant les actions importantes à réaliser et en planifiant sa charge de travail dans son agenda électronique. Cela vous permettra de transformer les informations de votre boîte mail en actions, dans ce même agenda. Chaque message reçu dont vous pensez avoir besoin pour telle réunion doit ainsi rejoindre directement « l’espace action » de cette réunion – ce qui vous évite de perdre du temps à la retrouver dans vos e-mails, ou de l’oublier.

À vous, donc, de ne plus faire de la boite mail l’outil central de son activité, en privilégiant un autre outil électronique : le calendrier, dans lequel chaque nouveau « rendez-vous » contiendra des pièces jointes,  des liens ou des extraits de vos e-mails (que vous aurez ensuite supprimés). Grâce à cette pratique vertueuse, vous vous dégagez ainsi du stress de recherche de l’information et de la peur de mal faire. Cette méthode implique d’être discipliné, en passant un certain temps à traiter immédiatement chaque e-mail.

 

En quoi est-ce utile pour une meilleure qualité de vie au travail ?

Il faut en fait accepter de « perdre » (en apparence) du temps pour en gagner : en planifiant votre charge de travail, en vidant votre boîte de réception et en notant systématiquement tout dans votre agenda, vous permettez à votre esprit de rester concentré sur l’accomplissement des actions en cours, libéré de tout autre tracas.

Une organisation optimisée ne permet pas de réduire une surcharge de travail, mais de la visualiser, pour éviter le burn out. La QVT ne dépend pas que de votre manager : chacun en est l’acteur principal, et une meilleure organisation personnelle peut changer beaucoup de choses. Voilà pourquoi de telles méthodes devraient de manière globale être diffusées auprès des salariés lors de formations.

 

Et si l’idée, c’était finalement de réduire notre utilisation des e-mails ?

Pour être efficace, il faut apprendre à se déconnecter, et utiliser l’e-mail comme un outil asynchrone. Mais il faut se méfier de fausses bonnes idées telles que les journées sans e-mail, ou que ces « listes d’attente » qui permettent de ne recevoir de messages qu’à une heure précise. Il reste important de pouvoir y accéder à tout moment. En outre, que se passe-t-il quand vous ne consultez pas vos messages, volontairement ? Le lendemain, il y en a deux fois plus. Mieux vaut adopter à la place de bonnes pratiques.

 
 

Fabien Soyez
Journaliste Web et Community Manager


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